机关各股室：

为加强我局保密工作的管理，经研究制定了《湘阴县城乡规划局档案管理工作制度》。现印发予你们，请认真贯彻执行。

 

                               湘阴县城乡规划局

2016年5月4日

 

湘阴县城乡规划局档案管理工作制度

 

为规范档案管理，有效保护和利用档案，根据国家有关法律法规以及省、市、县有关档案管理制度、规定，制定本制度。

第一章  档案的收集

第一条 凡是本局在工作中形成或收集的文件、图纸资料、会计凭证、声像制品等（包括照片、电子文件），都要移交局档案信息室。

第二条 局各股室必须按照以下要求及时向局档案信息室移交资料。

（1）工程、用地、管线等报建审批档案的移交：必须先经本股室负责人对每份档案的内容逐项审核并报分管领导签字同意，再由综合科指定专人列出移交清单，于每年1月31日前一次性移交；对无分管领导审核签字的档案，档案室应拒收。

（2）行政处罚案卷的移交：由法规股在行政处罚、诉讼、复议案件完结后及时移交。

（3）文书档案的移交：由各股室负责收集，及时移交；会议记录、大事记每年1月31日前移交。

（4）规划编制类档案的移交：由规划总工办将已经批复的规划及其审查过程的文档（包括纸质文本、电子文档）列出清单，及时移交。

（5）历史文化名城保护方面的资料移交，由村镇办负责收集及时移交。

（6）会计档案的移交：由财务科负责整理、装订，可在本股室保存一年，隔年移交。

（7）管理类档案的移交：由经办人在基建项目竣工验收后15天内，按照相关规范将资料装订成册、列出清单，经分管领导审核签字后，一次性移交。

第三条 规划法规监察股日常违法建设查处形成的一般档案资料由法规股自行保管，重要的档案资料应在每年1月31日前向档案室一次性移交。

第四条 市局下达的规划、勘测指令性任务形成的成果、资料，要求在任务完成后结账付款前，由责任单位负责列出清单、移交局档案室。

第五条 局各业务股室要指定专人为兼职档案资料员，负责本股室档案的收集和移交工作。

第六条 机关各部门移交的档案不齐全的，由移交人写出欠条，限15天内补交，没按时补交的，由档案员催办，并报办公室主任。

第二章  档案的整理

第七条 当年形成的文书档案和业务档案要求在第二年6月底以前完成整理、立卷、上架工作。办公室主任要在7月上旬对档案的归档情况进行检查。

第八条 针对文书、财会档案及其他部门档案的各自特点以及载体的差异，采用不同的保管形式和方法。

第三章  档案的管理

第九条 档案管理员必须加强学习，积极运用先进的档案管理技术进行档案管理。

第十条 档案管理员要按照国家有关规定做好档案库房的防火、防盗、防光、防霉、防尘、防鼠、防高温、防湿、防有害气体等工作，确保档案安全。库房档案柜随开随关、人离落锁。

第十一条 档案管理员要定期对档案资料进行检查、清理、核对，发现问题要立即向办公室主任报告，对破损或褪变档案要及时抢救。

第十二条 档案管理员必须保持库房整洁，禁止在库房吸烟、生火，严禁将易燃易爆物品及食品等带入库房。

第十三条 档案及有关资料的移交、接收、销毁，要严格履行交接手续及审批制度。

第十四条 档案管理人员应熟悉所藏档案情况，认真完善档案检索工具和编纂参考资料，积极为城市规划工作服务。

第十五条 分管档案工作的领导每年要组织一次档案工作检查，主要检查档案的归档、保管及借阅情况。

第四章  档案的利用

第十六条 档案信息股的档案、资料，主要供本机关领导和工作人员办公使用，原则上不提供对外查阅（司法机关依法办案需要调阅案卷的除外）。

报建单位若需查阅本单位报建审批档案，必须提供本单位公函，并报办公室主任同意、经分管领导签批后方可查阅、复印。

非报建单位需查阅业务档案，应提供本人身份证复印件，由相关业务科室指派专人办理查阅手续，确需复印的应按程序经分管领导审批同意。

第十七条 档案员必须做好档案查阅的各项登记工作，需经领导批准方可查阅的档案必须按程序报批；涉密档案的查阅、使用必须严格按照规定程序办理。

第十八条 局各部门要按照以下要求借阅业务档案：

（1）业务股室因工作需要确需借阅业务档案的，必须由本股室、单位工作人员到档案室办理借阅手续，并在15个工作日内归还。

（2）法规股因办理行政诉讼案件确需借阅业务档案的，借阅时间可以适当延长，但案件结束后必须立即归还。

（3）财务室因工作需要确需借阅财务档案的，必须由会计人员办理借阅手续，并在工作结束后立即归还，出纳员不得借阅财务档案。

第十九条 档案、资料的借出时间不得超过15个工作日，且不得自行转借他人。确需继续借阅的，要在借阅期满之日到档案室办理续借手续。

司法机关依法调阅案卷的，由局纪检监察室负责办理借阅手续，并负责及时归还。

档案员对于超期借阅未能催回的档案，要每年统计出清单，报办公室主任和局纪检监察室。

第二十条 工作人员在档案室查阅档案资料时，严禁吸烟、喝茶，严禁在其载体上划线、折角、作记号、加批涂改、污损、撕页和拆散档案，更不得随意带走。

第二十一条 经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案室核对无误后盖章。未经批准，擅自将档案复印、复制或抄录给他人，造成不良后果的，由局纪检部门依情节轻重给予适当的行政处分。

第五章  处罚办法

第二十二条 在无特殊情况下，档案管理员没有按规定完成档案的收集、整理、归档工作的，要予以批评，并责令限期整改。

第二十三条 档案管理员没有按照第三章的规定保管好档案或没有按照第四章的规定借阅档案的，给予通报批评；造成档案遗失或毁损的，给予行政处分；造成严重后果或恶劣影响的，依照中央纪委、监察部《档案管理违法违纪行为处分规定》和国务院《行政机关公务员处分条例》严肃处理；违反相关法律规定的，移送司法机关依法追究法律责任。

第二十四条 全局工作人员没有按照第一章的规定及时移交档案，造成档案遗失的；没有按照第四章的规定借阅档案，造成档案资料遗失或毁损的，依照中央纪委、监察部《档案管理违法违纪行为处分规定》和国务院《行政机关公务员处分条例》严肃处理；违反相关法律规定的，移送司法机关依法追究法律责任。

第二十五条 因违反档案管理制度受到法纪处分的人员对处分决定不服的，依照《中华人民共和国行政监察法》、《中华人民共和国公务员法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和《行政机关公务员处分条例》等有关法律法规，可以向上一级党委纪检机构或行政主管部门申请复核或者申诉。

第六章  附    则

第二十六条 本制度由局办公室、监察室负责解释。

第二十七条 本制度自2016年6月1日起执行